Office Management, Fleet & Facility

Functie

Zaventem | Office Management | Automotive | NL + EN | Fleet en Facility

Over de organisatie
Je komt terecht in een internationaal bedrijf met multiculturele medewerkers. Het bedrijf staat bekend om zijn rustige en aangename omgeving. Indien je nog geen ervaring hebt, word je volledig opgeleid door een collega.

Jouw nieuwe functie

Voor onze nieuwe klant in Zaventem is Hays op zoek naar een gemotiveerde kandidaat voor de functie Office Management, Fleet & Facility.

Als medewerker Office Management ben je verantwoordelijk voor het ontvangen van de bezoekers. Daarnaast houd je de voorraad van het kantoormateriaal bij en bestel je bij indien nodig. Je bereidt meetings voor en regelt de catering. Je organiseert interne en externe events en woont deze ook bij. Bovendien ben je ook verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie waarbij je de algemene mailbox beheert en de algemene telefoon opneemt. Tot slot, onderhoud je contact met de service providers.

Naast de taken van het Office Management ondersteun je de HR-afdeling op operationeel vlak. Denk maar aan rekrutering, facturatie…

Bij je takenpakket komt ook een deeltje facility kijken. Dit houdt in dat je per kwartaal de meeting over de staat van het gebouw bijwoont. Indien er problemen zijn, neem je contact op met de eigenaar van het gebouw en zoek je naar een oplossing. Je onderhoudt contact met alle leveranciers.

Tot slot, krijg je de mogelijkheid om een deeltje van het fleet management uit te voeren. Dit houdt in dat je de autoregistraties van het intern wagenpark uitvoert. Verder volg je de reviews van de uitgeleende auto's op. Aangezien de huidige fleet manager bijna met pensioen gaat, is er de mogelijkheid om het volledige wagenpark over te nemen.

Jouw profiel

Jouw profiel
Voor de functie Office Management is Hays op zoek naar iemand die probleem-oplossend kan denken. Daarnaast ben je klantgericht en proactief. Je bent flexibel in tijd en denken. Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en het Engels. Kennis hebben van het Frans is een pluspunt.

• Klanten of leveranciers opvolgen
  Oplossingen voorstellen in geval van problemen (levering, garantie, reglement, ...)
• Telefonische oproepen ontvangen
  Klanten informeren (opvolging van de bestelling, informatie, ...)
• Bestellingen registreren
  Voorwaarden controleren (leveringstermijnen, verpakkingswijze, ...)
  De klant of de verkoper erover inlichten
• De betaling van bestellingen opvolgen (voorwaarden, facturatie, ...) of overmaken aan de betreffende dienst (boekhouding, juridische zaken, ...)
• De vraag van de klant technisch en commercieel onderzoeken (termijn van fabricatie, beschikbaarheid van producten, kost, ...)

Aanbod

De arbeidsomstandigheden
Als medewerker Office Management krijg je een vast contract aangeboden met een aantrekkelijk salarispakket aangeboden met daarbovenop nog enkele extralegale voordelen:

• Maaltijdcheques
• Ecocheques
• Hospitalisatieverzekering waarbij familieleden voordelig kan toevoegen
• Twee groepsverzekeringen
• 38,5-uren week
• Bedrijfswagen mogelijk afhankelijk van ervaring en motivatie

De volgende stap
Heb je interesse in deze job? Solliciteer dan zeker via deze onderstaande knop. Voor andere jobs binnen Office Support kan je contact opnemen met Justine de Zutter van Hays Diegem.